- En toda correspondencia en el asunto siempre se debe consignar una síntesis estudiada del contenido del email que sirva al receptor de orientación sobre la importancia del tema.
- Se debe solicitar el s.a. (silencio administrativo ) con el cual se empodera a los funcionarios de todos los niveles.
- Los emails que se reciban sin llenar --en el asunto-- las dos condiciones expuestas, no serán abiertos ni devueltos, simplemente se autoriza enviarlos a la papelera.
Se aclara que esta norma no existía y por lo tanto es correcto un email recibido que decía: (ejemplo de capacitacion:)
2012/5/29 beatriz rodriguez directora administrativa <arodriguez@colegiomayordelosandes.edu.co>
Cordial saludo:
Adjunto envio información ibo - cma. Cordialmente, beatriz r.
En el futuro el trámite ideal seria:
Asunto: 1. Volante adjunto difusion mejores colegios bi.
2. Vence s.a. (silencio administrativo) jueves 7.de junio a las 9:00am.
En consecuencia desde hoy se dispone convertir administrativamente toda información recibida por cualquier medio en un tramite con un logro significativo y tal como corresponde al nivel de jerarquía organizacional de quien la tiene, con la ventaja de un crecimiento profesional significativo para quien la ejerce.
Por lo tanto siempre se propondran 3 formas de acción y creatividad, indicando cual de las 3 se prefiere o si dado el caso se pueden considerar varias de ellas.( en este caso de publicidad se relacionaron los mejores 20 colegios con bachillerato internacional y se destacada al colegio mayor de los andes. )
Las alternativas administrativas serian: difundirilas a los padres, los alumnos, el blog, institucionaly/o otras o mejores alternativas.
Se destaca que la aplicación del silencio administrativo certifica que confiamos en el buen juicio y talento y creatividad de quien tiene la informacion.
La normatividad del silencio administrativo consta de 6 simples pasos:
- Se estudia en detalle el tema o el asunto que requiere la administración autónoma e individualmente se seleccionan 3 posibles acciones y solamente.
- Ahora se busca o recomienda tratar el tema --si fuera necesario-- con 2 miembros del equipo al que se pertenece y se deben mencionar en el email.
- Seleccionadas la(s) considerada(s) como la(s) mejore(s) opcion(s) se presentan los argumentos por la(s) opciones preferidas
- Se envía un email citando el tema y pidiendo el s.a.
- Quien recibe el email, tendra la opcion de proponer una cuarta opcion o de no responder porque aprueba lo expuesto
- Se pide en el asunto el s.a.( silencio administrativo) indicando su vencimiento 3 dias habiles contados desde el dia siguiente . Ejemplo: el email enviado el jueves a las 11.am con un lunes festivo, ( dias hábiles viernes, martes y miercoles ) por lo tanto el dia jueves se confirma por email al destinatario (a) consignando en el asunto:
Jueves 11.a.m. vencido el s.a. sobre xx (el tema aprobado)
(se infiere pero no se menciona que esto incluye la o las preferencias del o la remitente .
En términos igualmente cordiales se debe difundir esta politica para que se aplique con quien se tenga comunicación.
Finalmente los emails que se reciban sin llenar --en el asunto-- las dos condiciones expuestas, no seran abiertos ni devueltos, simplemente se autoriza enviarlos a la papelera.
Recomiendo imprimir este artículo, como guia dinamica de trabajo en las comunicaciones no solamente escritas, sino para aplicar en las reuniones.
Escrito por:
Jaime Correales
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